Les ventes facturées, les ventes signées, les ventes soumissionnées, les paiements, les taxes à la consommation, les dépenses de recherche et de développement, le coût des ventes, les frais d’administration tout doit être suivi à mesure que votre entreprise se met en branle. Être proactif, éviter de procrastiner pour voir aussi bien en arrière qu’en avant, doit faire partie des valeurs de votre nouvelle entreprise. Facile à dire, me répondrez-vous? En effet, et il est important que vous ayez les bons outils pour y arriver.  Il est essentiel qu’un système comptable soit mis en place dès les premiers jours de votre vie d’entrepreneur.

Ce qu’un système comptable peut fournir comme information dépend de la qualité des données qui y sont saisies et d’une tenue régulière et constante. La tenue de livres est un travail indispensable pour bien comprendre votre entreprise, y détecter des irrégularités dans les opérations et vous permettre de réagir à temps de façon proactive. Un système comptable doit être adapté à vos besoins d’information. Par système comptable, il peut s’agir d’un système simple sur un tableur (Excel, Google Sheets, Quattro pro, etc.) ou une comptabilité sur un logiciel comptable professionnel (Acomba, Sage, Quickbook, etc.). Il existe également des suites intégrées d’outils, qui sont qualifiées de progiciels de gestion intégrée (“ERP”) qui sont abordables pour les petites et moyennes entreprises (Kiwili, ZohoOne, Netsuite, etc.).

Outre ces questions de quincaillerie, la façon d’effectuer la tenue de livres doit être adressée dès le départ en fonction du type d’activités de l’entreprise envisagée. Trop d’entreprises, qui n’ont pas été conseillées se sont retrouvées submergées par un nombre important de transactions dans un système qui ne pouvait en traiter et en contenir qu’un petit nombre.

Le type d’activités de votre entreprise influencera directement la tenue de livre à effectuer.  Par exemple : Une boutique en ligne d’accessoires de décoration n’aura pas les mêmes besoins qu’une entreprise de services. La première traitera les achats, les stocks en inventaire et les ventes, tandis que l’autre devra plutôt gérer un système de travaux en cours, facturable progressivement ou à la toute fin des travaux, ce qui influencera la méthode de comptabilisation.

Pour choisir votre système comptable, il est donc préférable et de loin, de discuter avec un professionnel de la comptabilité. À l’ordre du jour, une discussion sur les points importants du plan d’affaires, dont, entre autres les prévisions budgétaires qui seront établies en fonction de l’estimation de vos revenus et dépenses dans le but de prévenir les soucis de trésorerie éventuelle. Également d’autres sujet, tels que les méthodes de rémunération des actionnaires et des employés, les obligations gouvernementales qui y sont liées, la responsabilité des administrateurs, la fréquence des déboursés, le choix d’un système de paie seront abordés. Ce ne sont là que quelques sujets essentiels dont les administrateurs doivent être conscientisés dès leur entrée dans le monde des affaires.

Une entreprise doit bien intégrer le système de perception et de remises des taxes de vente et des délais imposés par les autorités fiscales. Toutes ces informations sont liées à la comptabilisation des données.

Être accompagné afin de connaître la structure juridique retenue, planifier la préparation des états financiers et des déclarations fiscales est essentiel.

Au Québec, une grande majorité d’entreprises sont tenue de présenter des états financiers annuels à leurs actionnaires, investisseurs, gouvernements, entités de réglementation et autres.

Trois types de rapports portant sur les états financiers peuvent être émis; un rapport de compilation, d’examen ou d’audit.  Le choix du rapport sera déterminé en fonction du niveau d’assurance exigé par les utilisateurs. Seuls les comptables professionnels agréés (CPA) peuvent émettre un rapport de compilation, tandis que pour les rapports d’examen ou d’audit, le CPA devra, en plus, être titulaire d’un permis de comptabilité publique. Les CPA sont régis par un ordre professionnel, ils ont l’obligation de détenir une assurance responsabilité, sont assujettis à un code de déontologie et doivent annuellement suivre des formations professionnelles.